Audyt wewnętrzny w laboratorium? - Cel wiodący - jedno źródło informacji

Utworzono: środa, 19, wrzesień 2012 11:12


Cel wiodący - jedno źródło informacji

laptop
Jedynie system komputerowy umożliwiający modelowanie procesów daje możliwość implementacji modelu bliskiego konkretnej laboratoryjnej rzeczywistości. Rozważmy podstawowe procesy w realiach laboratorium, tj. pozyskiwanie zleceń, prowadzenie badań, tworzenie i dystrybucja informacji.

Kluczową rolą skutecznego wdrożenia jest doprowadzenie do sytuacji, w której stanie on się jedynym, kompletnym źródłem aktualnej informacji w laboratorium. Ważne jest, aby wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z tworzeniem, udostępnianiem, dystrybucją czy archiwizacją informacji, zapewnić by:
  • wszystkie dane tworzące zapisy dokumentujące procesy: od pozyskiwania zlecenia przez proces badawczy do dostarczenia wyników odbiorcom były:
  • wprowadzane tyko raz,
  • zgromadzone w jednym miejscu,
  • oznaczone kto i kiedy je wprowadził,
  • uwiarygodnione poprzez proces zatwierdzania,
  • udostępnione w miejscu, gdzie są niezbędne,
  • zorganizowane tak, by łatwo było do nich sięgnąć,
  • zabezpieczone przed niepowołanym dostępem i ingerencją przez system uprawnień i mechanizmy rejestracji zmian.
  • na stanowisku pracy dostępne było jedno źródło informacji zapewniające co najmniej dostęp do:
  • mapy kompetencji dla weryfikacji uprawnień użytkownika do stanowiska pracy,
  • kompletnej, aktualnej, zgodnej z mapą uprawnień informacji niezbędnej do realizacji zadań,
  • zgodnego z mapą kompetencji zakresu czynności umożliwiającego i wspomagającego prawidłowe wprowadzenie wymaganych zapisów,
  • powiadomień o zmianach i aktualizacjach istotnych procedur.
  • algorytmy tworzenia informacji, w tym:
  • wyniku na podstawie odczytów składowych z przyrządów,
  • kart kontrolnych dla metod badawczych,
  • dokumentów, raportów, statystyk, zestawień na podstawie wyników badań, działały powtarzalnie, w formie możliwej do walidacji.
  • informacje udostępniane były użytkownikom systemu i dostarczane odbiorcom:
  • zgodnie z mapą uprawnień,
  • w uzgodnionej formie (wynik, zestawienie, raport, statystyka),
  • w ustalony sposób (poczta, e- mail, telefon),
  • w terminach wynikających ze zobowiązań.

Z punktu widzenia systemu zarządzania jakością odpowiedzialność za organizację i utrzymanie systemu informowania personelu na stanowiskach pracy, a także jakość i terminowość informacji przekazywanej odbiorcom spoczywa na kierownictwie laboratorium. Warto zatem zorganizować obieg informacji tak, by zarówno bieżący nadzór nad dokumentami i zapisami, jak również weryfikacja systemu w trakcie audytów wewnętrznych i zewnętrznych były skuteczne i mniej pracochłonne.

audyt
Audyt wewnętrzny w swoim założeniu ma wykazać czy i w jakim stopniu realizowane są cele polityki jakości i jakie działania podjąć, żeby poprawić ich realizację i usprawnić organizację pracy. W obszarze nadzoru nad zapisami prowadzonego w Prolab-3, audyt wewnętrzny można prowadzić pod kątem:

  • organizacji środowiska pracy w laboratorium, w zakresie:
  • przydziału zadań, poprzez weryfikację:
  • mapy uprawnień adekwatnej do przydzielanych zadań
  • mapy kompetencji zgodnie z kwalifikacjami zarejestrowanymi w ewidencji personelu
  • organizacji stanowiska pracy przez sprawdzenie, czy:
  • informacja jest wystarczająca do realizacji zadań
  • udostępniony zakres czynności daje możliwość wykonania wymaganych zapisów
  • tworzenia informacji poprzez sprawdzenie czy:
  • właściwie prowadzone są karty kontrolne dla metod badawczych,
  • struktura zapisów (danych) jest wystarczająca do wymaganego opisania badanego zjawiska,
  • algorytmy obliczeniowe tworzenia wyników na podstawie odczytów oraz informacji na podstawie wyników działają prawidłowo (walidacja)
  • dystrybucji informacji poprzez sprawdzenie:
  • zgodności używanych formularzy z wymaganiami odbiorców informacji
  • zgodności sposobu dostarczania informacji
  • sposobu realizacji procedur systemu jakości w w/w grupach tematycznych:
  • kompletność zapisów
  • terminowość realizacji zadań
  • jakość tworzonej informacji (rejestr skarg i reklamacji)

Większość w/w czynności audytor przeprowadza tylko raz, wykorzystując komputer na swoim biurku lub komputer na audytowanym stanowisku pracy, bowiem z dowolnego miejsca systemu sięgamy do tej samej bazy danych.