Audyt wewnętrzny w laboratorium? - Biblioteka dokumentów

Utworzono: środa, 19, wrzesień 2012 11:12


Biblioteka dokumentów systemu zarządzania jakością w laboratorium
bibliotekaWażnym obszarem systemu zarządzania jakością jest nadzór nad dokumentami. System PROLAB-3 wyposażony został w elementy zarządzania dokumentami systemu jakości i wymagań technicznych. Biblioteka dokumentów konfigurowana jest w konfrontacji z indywidualnymi potrzebami wdrażanego systemu zarządzania jakością, z wykorzystaniem technologii SharePoint Services lub SharePoint Portal Server.

Technologia SharePoint tworzy jednolite środowisko dla opracowania, zatwierdzania i publikacji dokumentów zabezpieczając automatycznie wiele wymagań narzucanych przez system zarządzania jakością. Jest ściśle zintegrowana z pakietem Microsoft Office, co powoduje, że szereg opcji pojawia się jako dodatkowe funkcje w menu programów Microsoft Word i Microsoft Excell i jest wygodne do użycia w bieżącej pracy nad dokumentami.

Każdy dokument lub grupa dokumentów posiada własną, odrębną listę osób uprawnionych do przeglądania, redagowania, zatwierdzania oraz publikacji. Podział uprawnień umożliwia stworzenie jednoznacznej ścieżki pracy nad dokumentem: od jego wersji pierwotnej, przez kolejne zmiany, aż do jego zatwierdzenia i publikacji. Pozwala to jednoznacznie określić odpowiedzialność za dokument na każdym etapie jego tworzenia.

W trakcie pracy nad dokumentem prowadzona jest rejestracja zmian, a także automatyczne przypisywanie dokumentowi kolejnych numerów wersji. Umożliwia to bieżącą weryfikację dokumentu i ewentualne wycofanie niektórych zmian na etapie jego zatwierdzania.

Dla złożonych dokumentów istnieje możliwość stworzenia obszaru roboczego jako odrębnie zarządzanego środowiska, w którym grupa osób może pracować nad dokumentem, wymieniać uwagi, dokonywać recenzji itp.

Do każdego dokumentu można dołączyć szereg pól opisowych i grupujących, które będą wykorzystywane do przenoszenia dodatkowych informacji o dokumencie oraz tworzenia różnych profili przeglądania.

Przy zakończeniu każdego etapu pracy nad dokumentem można zdefiniować powiadomienia, które będą rozsyłane automatycznie na wskazane adresy e-mail. Szczególnym przypadkiem powiadomienia jest moment publikacji aktualnej wersji dokumentu z powiadomieniem wszystkich zainteresowanych – e-mail + system powiadomień w Prolab-3. Biblioteka dokumentów jest elementem systemu. Stanowi jednak samodzielny, niezależny moduł oprogramowania wspomagający tworzenie, nadzór i publikację dokumentów w niej przetwarzanych. Może pracować jako element systemu lub komunikować się z personelem poprzez witrynę Tablicy Ogłoszeń. Korzysta z dokumentów opublikowanych przez bibliotekę jako wersje aktualne udostępniając je zgodnie z uprawnieniami użytkownikom, wraz z powiadomieniami o zmianach na stanowiskach pracy.

Z punktu widzenia audytu wewnętrznego mamy zatem dostępną z komputera na biurku, uporządkowaną tematycznie i chronologicznie bibliotekę dokumentów. Dla każdego dokumentu zdefiniowane jest jedno miejsce, dostępne dla uprawnionych osób, w którym w sposób uporządkowany, zgromadzona jest cała jego historia, wersje, recenzje, uwagi. I wreszcie mamy jedno miejsce, w którym ma znajdować się aktualna, opublikowana wersja dokumentu udostępniana wszystkim uprawnionym użytkownikom.

Tablica ogłoszeń
Technologia Microsoft SharePoint daje możliwość zorganizowania witryny internetowej laboratorium, sprzęgającej dane i dokumenty firmy w „Tablicę ogłoszeń” dostępną z poziomu przeglądarki internetowej. Poprzez jeden adres WWW użytkownicy mają dostęp do tych wszystkich informacji, które ich dotyczą, w tym do aktualnych wersji dokumentów systemu jakości publikowanych z poziomu Biblioteki. Taką witrynę można również wykorzystać do informowania klientów zewnętrznych, np.: o aktualnej ofercie, polityce jakości, itp.

Z punktu widzenia audytu wewnętrznego należy sprawdzić czy publikowane w witrynie wersje dokumentów są aktualne i udostępniane zgodnie z mapą uprawnień (rozdzielnikiem). I znowu można te czynności przeprowadzić z komputera na biurku.