Audyt wewnętrzny w laboratorium?

Utworzono: środa, 19, wrzesień 2012 11:12


Newsflash 2

Prowadzenie audytów wewnętrznych w laboratorium z wykorzystaniem systemu informatycznego PROLAB-3 klasy LIMS.

Wprowadzając system zarządzania jakością nie sposób pominąć pytania, jaki wysiłek organizacyjny trzeba podjąć na etapie wdrożenia i jak utrwalić jego efekt tak, aby utrzymanie procedur w codziennej działalności było dla personelu proste i wymagało jak najmniej dodatkowej pracy. Idąc dalej, jak zaplanować audyt wewnętrzny, aby sprawnie ocenić realizację procedur systemu i wskazać kierunki zmian.

Naturalnym sprzymierzeńcem jest tutaj oprogramowanie klasy LIMS, do którego zalicza się system Prolab-3, na którego przykładzie powstało niniejsze opracowanie. Może on stanowić skuteczne narzędzie wspomagania systemu zarządzania jakością w laboratorium. Może, ponieważ na ile to czyni w praktyce zależy od faktu, które procesy i ich elementy zostały objęte wdrożeniem systemu informatycznego i na ile przyjęty model bliski jest realiom laboratorium.

W ocenie rzeczywistych potrzeb kluczowe jest określenie tych obszarów, które są najistotniejsze z punktu widzenia specyfiki konkretnego laboratorium. Punktem wyjścia preferowanym zarówno przez normy regulujące funkcjonowanie systemów zarządzania jakością, jak również przez praktykę wdrażania systemów informatycznych, jest identyfikacja kluczowych procesów.

p2
Powyższy schemat ilustruje podstawowe grupy procesów, których realizacja może być skutecznie wspomagana przez system komputerowy. Grupy te mają różną wagę w różnych typach laboratoriów. Przykładowo w laboratoriach pracujących dla potrzeb technologii, procesy pozyskiwania zleceń są problemem marginalnym, natomiast procesy szybkiego uzyskania i dostarczenia wyniku, jego interpretacji, a także tworzenia informacji na bazie archiwizowanych na bieżąco wyników są problemem kluczowym. Odwrotną sytuację mamy w laboratoriach usługowych, gdzie proces pozyskiwania zleceń stanowi o sukcesie laboratorium w co najmniej równym stopniu, jak jakość świadczonej usługi, natomiast przekazywana informacja ma najczęściej formę świadectwa badań.

Kolejnym krokiem jest identyfikacja, co w systemie jest zapisem lub dokumentem, jakie informacje powinien on zawierać i jakie jego cechy należy pamiętać, aby spełnił kryteria norm systemu zarządzania jakością. Mamy zatem sytuację, w której identyfikujemy strukturę informacji o procesie i sposób jego dokumentowania – informacje, zapisy i dokumenty tworzone i udostępniane na poszczególnych stanowiskach pracy. Teraz pozostaje powierzenie czynności realizowanych na poszczególnych stanowiskach pracy osobom o właściwych kwalifikacjach technicznych i umiejętnościach oraz bieżący nadzór nad realizacją powierzonych zadań i sposobem ich dokumentowania. W praktyce, ze względu na brak odpowiednich narzędzi, nadzór ten prowadzony jest wyrywkowo, często w reakcji na niezadowolenie klienta lub dopiero w ramach auditów wewnętrznych. Z drugiej strony, patrząc na aktualne trendy w rozwoju systemów jakości i zapisy odpowiednich norm, główną rolą auditu wewnętrznego jest wskazywanie działań korygujących likwidujących przyczyny zaistniałych niezgodności i poszukiwanie dróg doskonalenia systemu, a nie zastosowanie korekcji bieżących niezgodności zapisów i dokumentów.