Twoje laboratorium. Twój LIMS - Złożony proces decyzyjny

Utworzono: poniedziałek, 24, wrzesień 2012 11:10


Złożony proces decyzyjny
Wciąż rosnące wymagania stawiane laboratoriom w sferze jakości tworzonej informacji, wydajności pracy, utrzymania procedur sytemu zarządzania jakością, a także wychodzenia naprzeciw indywidualnym potrzebom klientów sprawiają, że na każdym etapie realizacji zlecenia i procesu badawczego, podejmując decyzje, zmuszeni jesteśmy korzystać z coraz większej ilości informacji pochodzącej z bardzo różnych źródeł.

proc dec
W laboratoriach usługowych główne obciążenia związane są z obsługą i dokumentowaniem procesu pozyskiwania i podejmowania zleceń. W laboratoriach technologicznych proces pozyskiwania zleceń jest uproszczony, natomiast znaczna ilość badań i liczba odbiorców oczekujących na zestawienia, raporty czy statystyki sprawia, że proces jej tworzenia jest złożony, pracochłonny i wykonywany pod presją czasu.

1. Podejmując decyzję o przyjęciu do realizacji zlecenia badawczego w laboratorium usługowym, musimy co najmniej:
  • zarejestrować zdarzenie,
  • sklasyfikować klienta i charakter zgłoszenia,
  • zweryfikować dostępność metod badawczych dla zgłoszenia ,
  • zweryfikować lub ustalić warunki handlowe ,
  • uzgodnić sposób pobrania próbki i formę przekazania wyników badań,
  • zweryfikować dostępność wykwalifikowanego personelu i aparatury pomiarowej, wyposażenia i odczynników,

Każdą z powyższych czynności musimy udokumentować odpowiednimi zapisami zgodnie z procedurami wewnętrznymi Organizacji oraz procedurami systemu zarządzania jakością.

2. Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie badań, podejmując zadanie badawcze, na swoim stanowisku pracy powinny mieć dostęp do:
  • aktualnych informacji o sposobie postępowania z próbką ,
  • instrukcji analitycznych dla metod badawczych ,
  • instrukcji obsługi aparatów pomiarowych ,
  • dostępnych odczynników i niezbędnych elementów wyposażenia ,
  • informacji o zagrożeniach i sposobie postępowania w razie stwierdzenia sytuacji niepożądanych ,
  • algorytmu wyliczenia wyniku końcowego na podstawie odczytów z przyrządów pomiarowych,

Procedury wewnętrzne i system zarządzania jakością wymuszają dokonanie odpowiednich zapisów. Często odczyty z przyrządów pomiarowych wymagają szeregu bardziej lub mniej złożonych przeliczeń dla uzyskania wyniku końcowego.

3. Osoba odpowiedzialna za dostarczenie wyniku zleceniodawcy musi mieć informacje co najmniej o:
  • do kogo, w jakiej formie i w jaki sposób mają trafić wyniki,
  • stanie realizacji procesu badawczego u poszczególnych jego wykonawców,
  • kompletności wykonania zadania badawczego w stosunku do zobowiązań,
  • terminach przekazania wyników do poszczególnych odbiorców,

Obok wymagalnych zapisów dokumentujących proces tworzenia informacji na podstawie wyników i jej dystrybucji warto zwrócić uwagę na sam proces jej tworzenia.

Żeby zatem prawidłowo podjąć decyzję i wykonać zadania potrzebny jest szereg informacji pochodzących z różnych źródeł, zapisanych w różnej formie, a ich odszukanie jest pracochłonne i wymaga czasu. Dlatego w praktyce często decyzje podejmowane są intuicyjnie, co może stanowić zagrożenie zwłaszcza przy wzroście obciążeń.
Warto zauważyć, że odpowiedzialność za organizację i utrzymanie systemu informowania personelu na stanowiskach pracy, a także jakość i terminowość informacji przekazywanej odbiorcom spoczywa na kierownictwie laboratorium. W jaki sposób zatem zapewnić sobie możliwości skutecznego kierowania zespołem i nadzoru nad realizacją zadań w coraz bardziej złożonej rzeczywistości?