System PROLAB-3, oprogramowanie klasy LIMS w laboratorium – od bazy danych do bazy wiedzy

Autor: Maciej Pawełek

Wstęp
Główną misją działania laboratorium jest realizacja zadań badawczych. Jeśli jednak przyjrzeć się codziennej praktyce, to pozornie banalne stwierdzenie staje się już mniej oczywiste. Jeśli spojrzymy na czas, jaki poświęcamy na:

• wyszukiwanie różnorodnych informacji niezbędnych przy przyjęciu zlecenia i w procesie badawczym
• opracowanie wyników na podstawie odczytów z przyrządów
• prowadzenie bieżącej dokumentacji oraz zapisów systemu zarządzania jakością
• przygotowanie dokumentów, raportów i statystyk
• zapewnienie właściwej i terminowej dystrybucji tworzonej informacji

to okazuje się często, że coraz mniej mamy czasu na to, co jest rzeczywistym przedmiotem naszych kwalifikacji.

Czy musi tak być?
Naturalnym sprzymierzeńcem w procesie tworzenia, zarządzania i publikacji informacji zarówno w ramach Organizacji jak i w kontaktach z otoczeniem biznesowym są systemy komputerowe. Finanse, księgowość, magazyny, planowanie produkcji, marketing i wiele innych obszarów działalności w praktyce nie funkcjonują już dzisiaj bez wspomagających systemów komputerowych. Obszar działania laboratoriów również posiada dedykowaną dla swoich potrzeb klasę oprogramowania, programy klasy LIMS, do których zalicza się System PROLAB-3. A jednak laboratorium to jeden z ostatnich elementów struktury Organizacji który opiera się komputeryzacji. Czy słusznie?

Kiedy tworzymy bazę danych?
Warto mieć świadomość, że dokonując zapisów związanych ze zleceniem badawczym, próbką, wpisując wyniki do Książki Badań tak naprawdę wpisujemy je do bazy danych. Tyle, że baza danych zorganizowana w formie zeszytów i książek badań, spełnia jedynie rolę archiwalną. Każde sięgniecie do niej wymaga żmudnej i czasochłonnej ręcznej pracy mającej niewiele wspólnego z podstawową działalnością laboratorium.

Czy zastanawiali się Państwo ile razy w codziennej praktyce przepisywane są informacje o zleceniu, próbce, czy wyniki pomiarów? Książka Badań, Świadectwo Badań, raporty i zestawienia dla różnych służb Organizacji, statystyki.... Ile czynności trzeba wykonać, żeby przez sekwencję klawiszy na kalkulatorze odczyt z przyrządu pomiarowego przekształcić w wynik? Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej, kiedy wyniki potrzebne do dokumentu, raportu czy statystyki pochodzą z kilku pracowni, a co za tym idzie z kilku książek badań.

Złożony proces decyzyjny
Wciąż rosnące wymagania stawiane laboratoriom w sferze jakości tworzonej informacji, wydajności pracy, utrzymania procedur sytemu zarządzania jakością, a także wychodzenia naprzeciw indywidualnym potrzebom klientów sprawiają, że na każdym etapie realizacji zlecenia i procesu badawczego, podejmując decyzje, zmuszeni jesteśmy korzystać z coraz większej ilości informacji pochodzącej z bardzo różnych źródeł.
W laboratoriach usługowych główne obciążenia związane są z obsługą i dokumentowaniem procesu pozyskiwania i podejmowania zleceń. W laboratoriach technologicznych proces pozyskiwania zleceń jest uproszczony, natomiast znaczna ilość badań i liczba odbiorców oczekujących na zestawienia, raporty czy statystyki sprawia, że proces jej tworzenia jest złożony, pracochłonny i wykonywany pod presją czasu.

1. Podejmując decyzję o przyjęciu do realizacji zlecenia badawczego w laboratorium usługowym, musimy co najmniej:

• zarejestrować zdarzenie
• sklasyfikować klienta i charakter zgłoszenia
• zweryfikować dostępność metod badawczych dla zgłoszenia
• zweryfikować lub ustalić warunki handlowe
• uzgodnić sposób pobrania próbki i formę przekazania wyników badań
• zweryfikować dostępność wykwalifikowanego personelu i aparatury pomiarowej, wyposażenia i odczynników

Każdą z powyższych czynności musimy udokumentować odpowiednimi zapisami zgodnie z procedurami wewnętrznymi Organizacji oraz procedurami systemu zarządzania jakością.

2.  Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie badań, podejmując zadanie badawcze, na swoim stanowisku pracy powinny mieć dostęp do:

• aktualnych informacji o sposobie postępowania z próbką
• instrukcji analitycznych dla metod badawczych
• instrukcji obsługi aparatów pomiarowych
• dostępnych odczynników i niezbędnych elementów wyposażenia
• informacji o zagrożeniach i sposobie postępowania w razie stwierdzenia sytuacji niepożądanych
• algorytmu wyliczenia wyniku końcowego na podstawie odczytów z przyrządów pomiarowych

Procedury wewnętrzne i system zarządzania jakością wymuszają dokonanie odpowiednich zapisów. Często odczyty z przyrządów pomiarowych wymagają szeregu bardziej lub mniej złożonych przeliczeń dla uzyskania wyniku końcowego.

3. Osoba odpowiedzialna za dostarczenie wyniku zleceniodawcy musi mieć informacje co najmniej o:

• do kogo, w jakiej formie i w jaki sposób mają trafić wyniki
• stanie realizacji procesu badawczego u poszczególnych jego wykonawców
• kompletności wykonania zadania badawczego w stosunku do zobowiązań
• terminach przekazania wyników do poszczególnych odbiorców

Obok wymagalnych zapisów dokumentujących proces tworzenia informacji na podstawie wyników i jej dystrybucji warto zwrócić uwagę na sam proces jej tworzenia.

Żeby zatem prawidłowo podjąć decyzję i wykonać zadania potrzebny jest szereg informacji pochodzących z różnych źródeł, zapisanych w różnej formie, a ich odszukanie jest pracochłonne i wymaga czasu. Dlatego w praktyce często decyzje podejmowane są intuicyjnie, co może stanowić zagrożenie zwłaszcza przy wzroście obciążeń.
Warto zauważyć, że odpowiedzialność za organizację i utrzymanie systemu informowania personelu na stanowiskach pracy, a także jakość i terminowość informacji przekazywanej odbiorcom spoczywa na kierownictwie laboratorium. W jaki sposób zatem zapewnić sobie możliwości skutecznego kierowania zespołem i nadzoru nad realizacją zadań w coraz bardziej złożonej rzeczywistości?

PROLAB-3 - jedno źródło informacji
Wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z tworzeniem, dystrybucją czy archiwizacją informacji istotne jest, by:

• wszystkie dane tworzące zapisy dokumentujące procesy: od pozyskiwania zlecenia przez proces badawczy do dostarczenia wyników odbiorcom były:
• wprowadzane tyko raz
• zgromadzone w jednym miejscu
• udostępnione w miejscu gdzie są niezbędne
• zorganizowane tak, by łatwo było do nich sięgnąć
• uwiarygodnione poprzez proces zatwierdzania
• zabezpieczone przed niepowołanym dostępem i ingerencją przez system uprawnień i mechanizmy rejestracji zmian
• na stanowisku pracy dostępne było jedno źródło informacji zapewniające dostęp do:
• kompletnej, aktualnej, zgodnej z mapą uprawnień informacji niezbędnej do realizacji zadań
• zgodnego z mapą kompetencji zakresu czynności umożliwiającego i wspomagającego prawidłowe wprowadzenie wymaganych zapisów
• powiadomień o zmianach i aktualizacjach istotnych procedur
• algorytmy tworzenia informacji, w tym:
• wyniku na podstawie odczytów składowych z przyrządów
• kart kontrolnych dla metod badawczych
• dokumentów, raportów, statystyk, zestawień na podstawie wyników badań
• działały powtarzalnie, w formie możliwej do walidacji
• Informacje udostępniane były użytkownikom systemu i dostarczane odbiorcom:
• zgodnie z mapą uprawnień
• w uzgodnionej formie (wynik, zestawienie, raport, statystyka)
• w ustalony sposób (poczta, e- mail, telefon)
• w terminach wynikających ze zobowiązań

PROLAB-3, informatyczny system modelowania procesów, stanowi skuteczne narzędzie dla celów stworzenia rozwiązania realizującego wszystkie powyższe funkcje. Możliwość implementacji w systemie:

• modelu procesów bliskiego konkretnej laboratoryjnej rzeczywistości
• mapy kompetencji i uprawnień personelu
• języka branży, a nawet organizacji
• rejestracji w formie zapisów większości zdarzeń zachodzących w laboratorium
• rejestracji i archiwizacji dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych
• organizacji i zarządzania bibliotekami procedur analitycznych i dokumentów systemu zarządzania jakością

zaowocowała szeroką listą udanych wdrożeń w laboratoriach technologicznych i usługowych różnych branż.

Prolab-3 – wspomaganie systemu zarządzania jakością
Wprowadzając system zarządzania jakością nasuwa się pytanie jaki wysiłek organizacyjny trzeba podjąć na etapie wdrożenia i jak utrwalić jego efekt tak, aby utrzymanie procedur w codziennej działalności wymagało jak najmniej dodatkowej pracy. Patrząc z punktu widzenia komputerowego wspomagania wdrożenia i utrzymania jego procedur trzeba wziąć pod uwagę te obszary funkcjonowania laboratorium, które mają związek z ewidencją dokumentów i zapisów, tworzeniem i przepływem informacji, w tym w szczególności:

• zarządzanie dokumentami systemu zarządzania jakością
• udostępnianie aktualnych dokumentów systemu zarządzania jakością na stanowiskach pracy
• zarządzanie metodami pomiarowymi
• zarządzanie kompetencjami personelu
• nadzór nad aparaturą pomiarową i wyposażeniem
• nadzór nad procesami objętymi systemem zarządzania jakością
• zarządzanie wynikami badań
• tworzeniem i dystrybucją informacji do odbiorców wyników

Ponownie PROLAB-3 staje się naturalnym sprzymierzeńcem. Wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z zarządzaniem mapą kompetencji, tworzeniem dokumentów i zapisów wymaganych przez system zarządzania jakością, tworzy on jednolite, przyjazne środowisko pracy zarówno na etapie wprowadzania systemu zarządzania jakością, jak również weryfikacji poprawności i kompletności zapisów w trakcie audytów wewnętrznych i zewnętrznych.

Baza danych czy baza wiedzy?
Laboratorium realizując codzienne zadania tworzy zatem bazę danych. Bazę, która przez lata dokumentuje konkretne procesy i zjawiska. Duża populacja wiarygodnych, dobrze udokumentowanych, danych to źródło wielu ukrytych w kolumnach cyfr i opisów informacji, o trendach, o sezonowości zjawisk, wzajemnych korelacjach cech, etc. Duże populacje danych opisujących w sposób powtarzalny to samo zjawisko mogą stać się nieocenionym, unikalnym źródłem informacji. Tylko jak po takie informacje sięgnąć?

Prolab-3 + Statistica - krok do bazy wiedzy
PROLAB-3 wspomaga proces tworzenia wiarygodnej bazy danych, organizuje strukturę zapisów, udostępnia informacje na stanowiskach pracy, przetwarza dane w informacje zgodnie z przeznaczeniem. Można powiedzieć, że w pełni wdrożony zabezpiecza wszystkie obszary działania związane z codzienną rzeczywistością laboratorium w sferze tworzenia i obiegu informacji.

Rozszerzenie PROLAB-3 o dostęp oprogramowania Statistica firmy StatSoft to kolejny krok w rozwoju systemu. Umożliwia on bowiem wszechstronną eksploatację danych zapisanych w bazie danych i otwiera użytkownikom z różnych służb Organizacji nowe obszary wykorzystania wyników pracy laboratorium.

PROLAB-3 umożliwia w prosty sposób, za pomocą myszki i okienka zapytań, przygotowanie repetytorium danych dotyczących analizowanych zjawisk. Pakiet Statistica, udostępnia komplet wiarygodnych narzędzi statystycznych. Automatyczne, nie wymagające ręcznego przepisywania, przeniesienie repetytorium danych do pakietu Statistica, stwarza kompletne środowisko do realizacji nawet bardzo złożonych analiz danych dotyczących zjawisk i technologii. Wynik pomiarowy zapisany w bazie danych funkcjonuje w niej nie tylko ze względów archiwalnych. Przez cały czas jego przechowywania „pracuje”, stanowiąc element składowy różnego rodzaju analiz. Można powiedzieć, że przestaje być tylko kosztem archiwizacji, a zaczyna realnie „zarabiać” na swój pobyt w archiwum. Baza danych tworzona na podstawie wyników powstałych w trakcie codziennej pracy laboratorium zamienia się w bazę wiedzy unikalną dla badanych zjawisk i technologii w Organizacji.

Mniej pracy, pewniejszy wynik, lepsza pozycja laboratorium w Organizacji.

Tak najprościej można podsumować skuteczne wdrożenie Systemu PROLAB-3.
Patrząc z punktu widzenia codziennej pracy obsługa jednego źródła informacji, tzn. komputera na biurku oszczędza czas i jest wygodna zarówno z punktu widzenia zarządzania i nadzoru, jak również korzystania z informacji w codziennej pracy. Zapewnia bowiem, że raz wprowadzona, aktualna informacja trafia do wszystkich użytkowników, których dotyczy.

Jeśli kluczowe procesy codziennej pracy są prawidłowo odwzorowane w Systemie zgodnie z mapą stanowisk pracy, kompetencji i uprawnień użytkowników, to ingerencja kadry kierowniczej w bieżącą pracę potrzebna jest tylko w sytuacjach nietypowych.

Poprawa jakości informacji uzyskiwana dzięki wdrożeniu Systemu PROLAB-3 to przede wszystkim eliminacja zbędnej pracy stanowiącej istotne źródło potencjalnych błędów, a także ułatwienie nadzoru nad informacją powstałą na bazie zapisów w Systemie. Usunięcie przypadków wielokrotnego wpisywania tych samych informacji w różne miejsca, wykorzystanie przedefiniowanych, sprawdzonych algorytmów przetwarzania wyników w informacje, a także w miarę potrzeb i możliwości automatyczną transmisję danych z przyrządów pomiarowych w istotny sposób poprawiają wiarygodność tworzonej informacji.

Bieżące stosowanie systemu analiz i raportów, jakie dostarcza baza danych PROLAB-3 uzupełnione o możliwości pakietu Statistica, automatyzuje w dużym stopniu proces tworzenia i dystrybucji informacji. Stwarza to poszerzenie zakresu tworzonej informacji, zwiększenie częstotliwości jej tworzenia i zapewnia terminowość jej dostarczania. Poszerza się zatem grono zadowolonych odbiorców informacji, a także użytkowników systemu w różnych służbach Organizacji. Poszerza się również oferta laboratorium dla klientów zewnętrznych.